20 июня четверг

ПО для электронного документооборота на промышленном предприятии: что важно знать бизнесу

Сегодня представить конкурентоспособное предприятие, которое пользуется аналоговыми решениями уже невозможно. Однако прежде чем вступать на путь трансформаций, необходимо выстроить крепкий фундамент для инноваций и автоматизировать рутинные процессы. Важным шагом является внедрение современных инструментов для управления документооборотом. О пользе этих решений рассказывает Кирилл Заболотский, руководитель департамента маркетинга ИТ-холдинга Bimeister.

ПО для электронного документооборота на промышленном предприятии: что важно знать бизнесу
Мнение 8 апреля •  runet

ПО для электронного документооборота на промышленном предприятии: что важно знать бизнесу

Сегодня представить конкурентоспособное предприятие, которое пользуется аналоговыми решениями уже невозможно. Однако прежде чем вступать на путь трансформаций, необходимо выстроить крепкий фундамент для инноваций и автоматизировать рутинные процессы. Важным шагом является внедрение современных инструментов для управления документооборотом. О пользе этих решений рассказывает Кирилл Заболотский, руководитель департамента маркетинга ИТ-холдинга Bimeister.

8 апреля 👁 22129

Как отсутствие ЭДО мешает цифровой трансформации компаний

По данным аналитиков, в процессе строительства промышленного объекта требуется подготовка более 2 тысяч документов ежемесячно. При этом общая проблема для большинства крупных промышленных предприятиях и строительных объектов — отсутствие актуальной упорядоченной информации. Зачастую данные хранятся хаотично, в разных местах и у разных людей, часто дублируется. В случае необходимости найти первоисточник может быть непросто. Такое положение влечет за собой неверных технические и управленческие решений, что может привести к значительным убыткам.

Еще один барьер, с которым приходится сталкиваться — несогласованность коммуникаций. Несмотря на наличие официальных «бумажных» регламентов, участники процесса не всегда им следуют. В результате принятые решения не фиксируются в среде общего информационного взаимодействия, а передаются по принципу сломанного телефона. Такие нарушения не позволяют создать структурированную и формализованную систему коммуникаций, где было бы четко понятно, кто принимал решение и почему.

Также часто можно встретить проблему избыточности решений для организации документооборота. Иногда на предприятии может использоваться по четыре-пять различных инструментов, каждый имеет свои характеристики и особенности интеграции с другими системами. Это приводит техническим проблемам и затрудняет анализ информации и принятие решений. Помимо сложностей координации, такой подход предполагает дополнительные затраты на лицензии и обслуживание.

В большинстве случаев, все потребности в организации документооборота можно закрыть, используя минимум решений для ведения административной и технической документации. Двух-трех продуктов будет достаточно для оптимизации и ускорения процессов работы с документами.


Специфика ПО для ЭДО на промышленном предприятии

Растущий интерес к автоматизации документооборота обусловлен внедрением цифровых технологий и стремлением оптимизировать бизнес-процессы. В настоящее время на рынке существует множество предложений для ведения внутренней документации. По оценкам экспертов российский рынок систем электронного документооборота ежегодно прирастает на 10%. 

Основные функции СЭД:

  • контроль над процессами: СЭД позволяют отслеживать статусы документов, сроки их выполнения и ответственных лиц;
  • соблюдение требований законодательства и стандартов в области управления документами;
  • подготовка различных видов отчетности на основе данных о документах и процессах.

 

Гораздо меньше предложений ориентировано на ведение электронного технического документооборота (ТЭД). С одной стороны, стандартные программы ЭДО могут помочь в решении некоторых вопросов, связанных с производственными процессами. С другой стороны, классические решения для документооборота могут не соответствовать потребностям промышленных предприятий из-за ограниченной функциональности и отсутствия гибкости.

В производственной сфере документооборот ориентирован не столько на обмен документацией, а скорее на организацию эффективного взаимодействия между участниками проекта. В особо крупных строительных проектах количество децентрализованных контрагентов может исчисляться сотнями, что приводит к большому объему бизнес-процессов. При этом каждый подрядчик имеет собственную ИТ-среду и важно, чтобы система ТЭД могла предоставить инструменты взаимодействия с четкими логическими связями и общее рабочее пространство для всех участников.  Программное обеспечение для ТЭД позволяет настроить систему под конкретные потребности предприятия, обеспечить безопасность данных и оптимизировать бизнес-процессы.

Чтобы соответствовать потребностям промышленных предприятий, ПО для технического документооборота должны поддерживать следующие функции:

  • интеграция с ERP/МЕС системами предприятия для автоматизации процессов управления производством;
  • поддержка электронной подписи для обеспечения юридической значимости электронных документов.
  • возможность работы с большим объемом документов и данными, характерными для промышленного производства;
  • безопасность данных и защита от утечек конфиденциальной информации;
  • возможность работы в условиях высокой нагрузки и требований к надежности системы;
  • адаптивность к изменениям в законодательстве и стандартах в области электронного документооборота.


Какие задачи решает ПО для документооборота на промышленном предприятии

Основная задача, которая ставится со стороны предприятия — обеспечить бесперебойную работу производства. ТЭД позволяет отслеживать статусы документов, сроки выполнения задач и ответственных лиц, что помогает предотвратить задержки и сбои в производственных процессах, а также автоматизировать обработку счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, актов сверки взаимных расчетов, счетов на оплату, доверенностей и других документов. Это упрощает бухгалтерский учет, снижает вероятность ошибок и ускоряет процесс оплаты, а следовательно, и весь процесс производства.

Еще одна важная функция ТЭД — интеграция между системами 3D-моделирования. 3D-модели позволяют в деталях визуализировать проект, проверить его на наличие ошибок и неточностей, а также быстро найти нужную информацию по проекту. Это позволяет избежать многих проблем на этапе строительства и сэкономить время и деньги, поэтому очень важно, чтобы ПО поддерживало обработку таких сложных документов, как 3D-модели.

Применение ТЭД с использованием инструментов для формализации цифровых бизнес-процессов создает общее информационное пространство для всех участников проекта: застройщиков, технических заказчиков, эксплуатирующих организаций, генподрядчиков и других организаций и уполномоченных лиц. Это минимизирует риски потери данных и вероятность нарушения регламентов взаимодействия, что значительно ускоряет процессы согласования и снижает издержки.


Как специализированное ПО повышает эффективность промышленных предприятий 

На примере одного из проектов мы посчитали, что на этапе строительства, пусконаладочных работ и вводе в эксплуатацию необходимо подготовить 2000 документов в месяц, объём каждого — 8 листов, а итоговый расход бумаги за 36 месяцев составит 5 760 000 листов. Переход на ЭДО позволяет существенно сократить затраты на эту статью расходов. 

Опыт пользователей Bimeister Flow также показывает, что внедрение ТДО позволяет сократить финансовые затраты на экспертизу документации инвестпроекта до 5 %, а временные затраты на обмен информацией с контрагентами — до 30 %. Безусловно, это положительно влияет экономическую составляющую проекта.

formula-kolonki-1

Когда пора переходить на ТЭД

Существует несколько признаков, которые указывают на необходимость специализированного ПО для технического документооборота в промышленной компании, занимающейся строительством крупных промышленных предприятий:

  • Объем документации. Строительство крупных промышленных объектов требует огромного объема технической документации, включающей чертежи, спецификации, технические отчеты и другие материалы. Управление всей этой информацией вручную — крайне сложным и времязатратным процессом.
  • Необходимость соблюдения стандартов и нормативов, а также применять специфические технические решения. Специализированное ПО автоматизирует процесс контроля соответствия документации под определенные требования.
  • Коллаборация между различными участниками проекта. В процессе строительства крупных промышленных объектов участвуют различные специалисты и контрагенты, работающие в разных отделах и на разных этапах проекта. Для эффективного взаимодействия между ними требуется общая экосистема.
  • Безопасность и конфиденциальность информации. ПО позволяет управлять доступом к документам, а также защищает от утечек информации.

 

Внедрение инструментов для ведения технического документооборота начинается с анализа текущих процессов и потребностей компании. Необходимо определить, какие именно документы будут обрабатываться, какие задачи стоят перед системой документооборота и какие требования предъявляются к ней. Затем следует выбрать подрядчика, который сможет удовлетворить все требования в рамках бюджета компании или предложить  оптимальное решение. Следующий этап — тестирование на узком сегменте задач, после которого можно приступать к настройке, обучению сотрудников и полноценному использованию системы документооборота в работе компании.

Новости smi2.ru
Комментарии 0
Зарегистрируйтесь или , чтобы оставлять комментарии.